Création d’un plan de communication sous Excel 2010 – Partie 1

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Bonjour et bienvenue sur ce nouveau tutoriel vidéo gratuit, qui va vous apprendre à créer un plan de communication totalement fonctionnel sur Excel 2010.

Ce cas pratique se sépare en deux parties. Dans cette première partie, nous allons voir comment mettre en place toute la configuration sur laquelle se reposera notre plan de communication. Je vais d’abord vous montrer à quoi il ressemble.

On a donc un plan de communication avec un tableau Excel. Un type de communication, un délivrable qui est associé, une description. Si on va un peu plus vers la droite, on aura aussi une méthode de livraison de notre délivrable, une fréquence de diffusion, un propriétaire qui est attaché à ce délivrable, à qui s’adresse le délivrable et une petite case budget. La partie budget ne sera pas vraiment élaborée dans ce tutoriel pour avoir un plan de communication beaucoup plus axé sur la communication et pas sur le coût de cette communication.

Et ensuite, sur la partie droite, on a aussi créé une chronologie, une timeline de nos délivrables suivant les semaines de l’année.

Ensuite on a une autre feuille qui s’appelle « Configuration ». Dans cette feuille de configuration vous allez pouvoir ajouter chaque type de communication, type de délivrable, méthode de livraison et audience qui seront réutilisés automatiquement dans votre tableau de plan de communication par le biais de listes déroulantes.

On va tout de suite commencer cette première partie en créant l’onglet « Configuration ». On va d’abord créer un nouveau classeur.

La feuille 1 va être renommée en « Configuration », et on va, juste pour la mise en forme,  taper « Configuration » ici, monter un peu la police, en gras, en gris. Voilà, c’est juste pour une petite mise en forme.

On va tout de suite commencer par taper notre premier type de configuration qu’on va avoir. J’ai appelé ça, les types de communication. Vous pourrez stocker totalement dynamiquement dans ces tableaux et ensuite être réutilisés, comme je vous l’ai montré avant, dans des listes déroulantes.

Vous pouvez mettre autant de colonnes que vous le voulez. J’ai ajouté une colonne « Notes » histoire de pouvoir mettre des petites notes associées à chaque type de communication pour que les différentes équipes qui navigueront dans ce fichier puissent comprendre les différents types de communication qui seront ajoutés à ce tableau. On va mettre quelques exemples. Je vais d’abord en taper un seul. Et ce qu’on va faire, c’est convertir cette plage de données en un tableau.

On va sélectionner notre plage de données, onglet « Insertion », on clique sur « Tableau ». On coche bien « Mon tableau comporte des en-têtes » puis « Ok ». Et là Excel vous transforme cette plage de cellules en un tableau.

Alors ce qui est bien avec un tableau, c’est qu’on peut y faire référence. Vous pouvez y faire référence parce que chaque tableau a un nom. Si on clique dans le tableau et qu’on clique dans l’onglet « Création », on voit que le nom du tableau par défaut est à « Tableau1 » alors nous, on va appeler ça « TableauTypesDeCommunication ». On ne peut pas mettre d’espaces dans un nom de tableau donc on va être obligé de concaténer toute notre nom sans espaces, en mettant des majuscules à chaque nouveau mot.

Alors ce qui est bien avec ces tableaux, c’est que vous avez le choix de plusieurs types de mise en forme mais je reste avec une mise en forme bleue. Vous pouvez aussi mettre des lignes à bandes ou des colonnes à bandes ou des lignes de totaux, enfin là ça ne nous intéresse pas. Et ce qui est encore plus intéressant c’est que si on ajoute un nouveau type de communication comme par exemple un site Internet, qu’on appuie sur Entrée, il va automatiquement nous agrandir notre plage de cellules et notre tableau par la même occasion. Donc « Site Internet » va rentrer automatiquement dans le tableau « TableauTypeDeCommunication ».

Je vais aussi ajouter, par exemple, les réseaux sociaux, les réunions en interne. Donc là ce sont des types de communication fictifs que je suis en train de rentrer donc ça dépendra après de la structure de votre entreprise et de ce que vous voulez faire.

Ensuite on va créer un nouveau tableau exactement sur la même base que pour nos types de communication mais pour les délivrables qui seront attendus. On va taper « Délivrable », on met aussi notre colonne de notes.On va en taper un juste pour l’exemple. Ça pourrait être un article. On sélectionne notre plage de données., onglet « Insertion », bouton « Tableau », mon tableau comporte des en-têtes, Ok. On renomme le tableau tout de suite en l’appelant « TableauDélivrables ».

On va faire un nouveau tableau pour les méthodes de livraison. On fait nos notes, on en met une juste pour l’exemple. On va dire que le délivrable sera envoyé par e-mail. Onglet « Insertion », bouton « Tableau », mon tableau comporte des en-têtes, Ok. On renomme notre tableau en l’appelant « TableauMéthodesDeLivraison ».

Et enfin un dernier tableau pour les différentes audiences qui seront visées par vos différents délivrables. On va en ajouter un pour dire qu’on veut viser le service comptabilité. Encore une fois, on sélectionne, onglet « Insertion », bouton « Tableau », mon tableau comporte des en-têtes et Ok. On modifie encore une fois le nom du tableau et on va l’appeler « TableauAudiences ».

Maintenant pour l’exemple, je vais ajouter des types de délivrables qui pourraient être attendus dans un plan de communication. Ça pourrait être, par exemple, une présentation Powerpoint, un discours, un article de blog, un fichier Excel, une affiche, un flyer ou une vidéo. On va agrandir la colonne.

Ensuite, en méthodes de livraison, on pourrait dire que ça va passer par un e-mail ou par le blog de l’entreprise ou par courrier postal ou par le site Internet institutionnel de votre entreprise.

Notez bien que lorsque nous ajoutons une ligne, il nous met un petit éclair pour vous annoncer qu’il est en train de vous redimensionner votre tableau avec les nouvelles données que vous êtes en train de lui ajouter.

Pour les différentes audiences on peut dire que ça peut cibler le service informatique ou une audience en interne, à l’intérieur de l’entreprise ou externe. Vous ajoutez donc les audiences qui vous intéresse.

Pour une plus jolie mise en forme, on va aller dans l’onglet « Affichage » et supprimer le quadrillage en cochant sur « Quadrillage » et on va aussi réduire un petit peu la taille des colonnes et réduire la largeur à 2 entre chaque tableau pour avoir une vision un peu plus claire.

Donc là pour l’instant on a nos tableaux, c’est bien mais comme vous avez vu auparavant sur le plan de communication final qui va être créé sur Excel on aura besoin d’alimenter chacune de nos lignes du plan de communication par des listes déroulantes. Le problème est que sur Excel, une liste déroulante ne peut être alimentée que par une plage de données sélectionnée ou par une plage de données qui a été nommée et non pas par un tableau.

On va devoir créer des plages de données en allant dans l’onglet « Formules », on clique sur « Gestionnaire de noms », on voit nos quatre tableaux qui apparaissent et ce qu’on va faire, c’est qu’on va cliquer sur « Nouveau » et on va juste faire une référence pour chaque colonne. Donc colonne « Types de communication » qui alimentera la liste déroulante pour les types de communication, pareil pour « Délivrables », pareil pour « Méthodes de livraison », pareil pour « Audiences ».

On va donner comme nom « TypesDeCommunication », c’est comme pour les noms de tableaux, on n’accepte pas les espaces donc soit vous concaténez le tout, soit vous mettez des tirets ou des underscores, c’est à vous de voir. Ça fait référence à quoi ? On va utiliser ce qu’on appelle des références structurées, c’est-à-dire qu’on va pouvoir sélectionner des plages de cellules dynamiquement à l’intérieur des tableaux. On va laisser la référence à la feuille « Configuration », on va ensuite taper le tableau qui nous intéresse. On avait appelé notre tableau « TableauTypesDeCommunication » et pour faire référence à une colonne, il suffit juste d’ouvrir des crochets et taper le nom de la colonne. Notre colonne s’appelle « Types de communication ».

Si on ferme le crochet et qu’on clique sur « Ok », cette plage de cellules fera référence automatiquement à tout ce qui apparaitra dans la colonne « Types de communication » donc si vous ajoutez un nouveau type de communication et bien la plage de cellules nommée fera référence automatiquement à cette plage de cellules là.

On va faire pareil pour les délivrables. La plage de cellules nommée va être appelée « Délivrables ». Ça fait référence au « TableauDélivrables » et entre crochets notre colonne s’appelle « Délivrables », on clique sur Ok.

On fait pareil pour les méthodes de livraison qui feront référence au tableau qui s’appelle « TableauMéthodesDeLivraison » et entre crochets, le nom de la colonne qui s’appelle dans notre cas « Méthodes de livraison ». On clique sur « Ok ».

Et la dernière plage de cellules nommées qui va s’appeler « Audience » qui fait référence à notre tableau qui s’appelle « TableauAudiences » et notre colonne qui s’appelle « Audiences ».

Là on voit qu’on a nos quatre tableaux qui sont référencés vu qu’on les a nommés tout à l’heure et nos quatre plages de cellules qui feront référence automatiquement à la colonne définie dans chacun des tableaux.

On peut fermer et vous pouvez commencer par enregistrer ce fichier. On va l’appeler « Plan-de-communication ». Et voilà vous avez terminé la première partie de ce tutoriel concernant la création d’un plan de communication totalement intégré dans Excel. Je vous laisse suivre la deuxième partie de ce tutoriel sur les plan de communication en cliquant sur le lien correspondant qui s’affichera à droite de cette vidéo et dans cette deuxième partie nous verrons comment finaliser ce document en créant notre tableau final et notre chronologie qui apparaîtra sur la droite.

Voilà je vous remercie d’avoir suivi ce tutoriel et à bientôt !